Quản lý giỏi cần tự nâng cấp bản thân để bắt kịp sự đổi mới của xu hướng làm việc. Ảnh minh họa: Alexander Suhorucov/Pexels.
“Đâu là công thức tạo ra một quản lý giỏi?”.
Theo nhà tâm lý học tổ chức Sarah Marrs, đây là câu hỏi vốn không có đáp án đúng hoàn toàn. Những năm gần đây, khi đòi hỏi và thị hiếu công sở biến chuyển rõ rệt, người ở vị trí dẫn dắt tập thể càng gặp khó để tìm được câu trả lời phù hợp.
Nửa sau năm 2022, nhiều quản lý thừa nhận đã có quá nhiều trải nghiệm mới mẻ. Một số phải đổi mới cách xây dựng đội nhóm, thúc đẩy mối quan hệ đồng khi làm việc từ xa hoặc hybrid.
Nhóm khác phải đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn nhằm duy trì hiệu quả kinh doanh khi tình trạng nghỉ việc xảy ra liên tục. Nhìn chung, nhà lãnh đạo bắt buộc phải tự nâng cấp nhanh chóng để tiếp tục điều hành đội nhóm của mình.
Nếu là quản lý và cũng đang trong tình thế trên, bạn nên cân nhắc cải thiện 3 yếu tố sau để điều hành hiệu quả hơn trong năm 2023, theo Psychology Today.
Dành thời gian quan tâm, hỗ trợ cấp dưới cũng là một cách để quản lý thể hiện sức hút riêng. Ảnh minh họa: Alena Darmel/Pexels.
Sức hút
Ở chốn văn phòng, người có sức hút lớn dễ bị cho là cố tình khoe mẽ. Song, đối với lãnh đạo, đây lại là yếu tố giúp truyền cảm hứng và kết nối nhân sự.
Đặc biệt, khi quản lý có thần thái lôi cuốn, họ dễ tạo dựng lòng tin, cũng như khiến cấp dưới tập trung vào hoạt động do mình điều phối, phân phó.
Dù là người hướng ngoại hay hướng nội, bạn vẫn thể hiện được sức hút riêng.
Chẳng hạn, thay vì cố nổi bật giữa đám đông với những phát biểu đanh thép, bạn tập trung chăm sóc đời sống tinh thần, giải quyết vấn đề nhỏ nhặt cho cấp dưới.
Nhờ đó, mức độ tin tưởng nhân viên dành cho quản lý sẽ được cải thiện đáng kể.
Theo bà Sarah Marrs, nhà lãnh đạo nên áp dụng vài mẹo sau nhằm cải thiện sự lôi cuốn của mình mỗi khi xuất hiện trước đám đông:
Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu
Đây là chìa khóa để bạn “chạm” đến bất cứ ai. Đừng cố sử dụng thuật ngữ, từ chuyên ngành phức tạp trong cuộc trò chuyện. Đồng thời, diễn giải phức tạp cũng là điều tối kỵ. Thay vào đó, hãy nhấn mạnh trọng tâm, sử dụng khéo léo hệ thống từ khóa để nhân viên dễ nắm bắt ý chính.
Dẫn dắt câu hỏi mở
Hãy chèn một số câu hỏi “làm thế nào” hoặc “tại sao” vào cuộc trò chuyện với nhân viên dưới quyền.
Chẳng hạn, thay vì “Bạn có muốn đạt KPI tháng này không?”, bạn nên hỏi “Làm thế nào để chúng ta hoàn thành mục tiêu tháng này?”. Nhờ đó, mọi người có thể tham gia vào quá trình trả lời và khiến cuộc trò chuyện sôi nổi hơn.
Thể hiện sự đồng cảm
Cách dễ nhất để bày tỏ thái độ đồng cảm là cho mọi người thấy bạn đang tích cực lắng nghe. Sau đó, bạn nên tóm tắt lại những ý chính như một cách khẳng định sự ghi nhận. Nhân viên sẽ trân trọng thái độ tiếp thu của quản lý, bất kể đôi bên có cùng quan điểm hay không.
Trao đổi, thống nhất rõ ràng là cách để bạn duy trì hoạt động quản lý hiệu quả. Ảnh minh họa: Thirdman/Pexels.
Sự rõ ràng
Các nhà lãnh đạo đóng vai trò trung tâm trong việc duy trì guồng hoạt động của tập thể.
Do đó, quản lý giỏi cần tìm thấy điểm giao giữa mong muốn cá nhân của cấp dưới và nhu cầu của doanh nghiệp.
Để công việc điều hành được rõ ràng, bạn cần làm rõ các kỳ vọng mình đặt ra cho nhân viên, cũng như khen thưởng khi mọi người đáp ứng mục tiêu.
Chắc chắn, sự rõ ràng trong nhiệm vụ, quyền lợi và phần thưởng sẽ là động lực để mọi người tự phấn đấu.
Sau nhiều năm, bà Marrs đúc kết được vài hoạt động giúp duy trì tính minh bạch, giữ nhịp hoạt động tích cực cho nhóm của mình qua nhiều biến động:
Họp định hướng hàng năm: Mỗi dịp đầu năm, tập thể sẽ thống nhất về các mục tiêu lớn cho 12 tháng tới. Thông thường, chuyên gia chỉ đặt ra 3-5 nhiệm vụ định hướng quan trọng và cố gắng không phát sinh thêm.
Thiết lập mục tiêu theo quý: 3 tháng một lần, Marrs chia đều các sản phẩm và phân chia về các nhóm theo khối lượng công việc và tình hình nhân sự. Thay vì thúc đẩy vượt KPI, quản lý chỉ yêu cầu mọi người giữ nhịp độ làm việc nhịp nhàng và báo cáo mọi vấn đề gây khó khăn trong quá trình thực hiện.
Trò chuyện, gỡ rối: Vào giữa mỗi quý, Marrs dành thời gian trò chuyện với cấp dưới trực tiếp về định hướng nghề nghiệp rộng hơn của họ. Nhờ cuộc thảo luận thẳng thắn, bà dễ dàng nắm bắt nguyện vọng của số đông để cân nhắc sắp xếp công việc, cũng như khen thưởng, động viên trước khi tiến tới giai đoạn mới.
Quản lý cần linh hoạt xử lý, rút kinh nghiệm từ xung đột tại văn phòng. Ảnh minh họa: Mart Production/Pexels.
Khả năng thích ứng
Để thực sự là quản lý giỏi, bạn phải liên tục làm mới cách vận hành để phù hợp với sự biến chuyển của thời đại và nhu cầu của tập thể.
Dưới đây là một số gợi ý giúp cải thiện khả năng thích ứng:
Chấp nhận xung đột: Đôi khi, mọi thứ sẽ không diễn ra theo kỳ vọng của bạn. Song, hãy bình tĩnh và xem đó là một phần bắt buộc của đời sống công sở.
Nhiều khả năng bạn sẽ tìm thấy gì đó mới mẻ sau những bất đồng với nhân viên, hoặc giữa cấp dưới với nhau.
Quan trọng hơn cả, quản lý cần giữ mọi thứ trong sự kiểm soát, thay vì để mâu thuẫn, xung đột đi quá xa.
Rời vùng an toàn: Đôi khi, quá trình lãnh đạo đội, nhóm sẽ đưa bạn đến với nhiều lĩnh vực hoàn toàn mới mẻ.
Lúc này, điều chúng ta cần làm là chấp nhận thử thách và mạnh dạn bước ra khỏi những việc quen nhàm, lặp đi lặp lại. Có thể sẽ khó khăn ở thời gian đầu, song đây là cơ hội để nhà quản lý tự thử thách, khai phá năng lực mới của bản thân.
Học hỏi từ các nhà lãnh đạo khác: Hãy dành thời gian tiếp xúc, đánh giá và thu thập kinh nghiệm từ những quản lý cùng cấp hoặc cao hơn.
Đây là cơ hội để bạn tự xem xét lại quan điểm lãnh đạo của mình, thử nghiệm các ý tưởng mới. Nhờ vậy, kinh nghiệm và vốn kiến thức sẽ được cải thiện, giúp bạn thích ứng nhanh với nhiều kiểu tình huống phát sinh.