Kim Phạm, Giám đốc sáng tạo kiêm nhà sáng lập của Je t’aime Art, chưa bao giờ thực hiện trang trí cho một không gian cưới lên đến 9.000 m2.
Cho đến tháng 2 vừa qua, anh cùng cộng sự lên đường đến Phú Quốc, đóng vai trò là đơn vị trang trí toàn bộ phần nghi thức truyền thống cho siêu lễ cưới của Prerna và Aditya - cặp đôi người Ấn Độ đến từ Dubai.
Tự hào nhưng rất căng thẳng, đó là 2 cảm xúc mà Kim trải qua xuyên suốt quá trình làm việc.
“Cả nhóm chúng tôi 'nín thở' trong từng phút giây thực hiện, cho đến khi đám cưới hoàn thành”, Kim nói với Tri Thức - Znews.
Khó khăn không đến từ số lượng khách
“Destination wedding” là hình thức tổ chức đám cưới kết hợp du lịch, nghỉ dưỡng ở một địa điểm đẹp, xa nơi sinh sống của các cặp đôi. Xu hướng này nổi lên nhiều năm gần đây, thường được nhiều triệu phú, tỷ phú lựa chọn nhằm có được lễ cưới độc đáo, ấn tượng, có một không hai.
Việt Nam trở thành địa điểm du lịch cưới lý tưởng mà nhiều cặp đôi thuộc giới thượng lưu lựa chọn. Minh chứng, chỉ trong 3 tháng đầu năm, hàng loạt siêu đám cưới của tỷ phú, triệu phú Ấn Độ được tổ chức tại Hạ Long, Đà Nẵng, Phú Quốc…
Đây cũng là cơ hội để các đơn vị tổ chức sự kiện cưới (wedding planner) nội địa khẳng định chất lượng dịch vụ, chinh phục đối tượng khách hàng cao cấp.
Hàng loạt các hạng mục với diện tích hàng nghìn mét vuông đem đến thử thách cho nhiều đơn vị wedding planner. Ảnh: Je t’aime Art, Phi Điệp Wedding & Event Planner.
Đám cưới của cô dâu Prerna và chú rể Aditya được tổ chức tại InterContinental Phu Quoc Long Beach Resort với hàng trăm khách mời từ nước ngoài đến với đảo ngọc.
Trước đây, Kim Phạm từng tổ chức những tiệc cưới với quy mô khoảng 1.000 khách. Tuy nhiên, đối với những siêu đám cưới quốc tế, sự phức tạp không đến từ số lượng khách mà đến từ chuỗi lễ hội diễn ra liên tục trong nhiều ngày liền.
Thông thường, đám cưới của người Việt chỉ gói gọn trong khoảng một ngày hoặc có thêm ngày đám hỏi.
“Trong khi đó, các đám cưới Ấn Độ có lượng khách đông, thời gian tiệc kéo dài từ 3-5 ngày với nhiều lễ nghi, quy mô về mặt diện tích lớn, số lượng tiệc nhiều, những nghi thức truyền thống của họ cũng sẽ nhiều hơn các cặp đôi châu Âu hay Đông Nam Á bình thường”, Kim nói.
Cụ thể, đối với sự kiện cưới tại Phú Quốc, đơn vị của Kim đã thực hiện 10 hạng mục chia ra theo từng nghi thức bao gồm: Festive Decor (trang trí lễ hội), Family Dinner (bữa tối gia đình), Mehndi (nghi lễ vẽ henna lên bàn tay và chân cô dâu), Haldi (nghi lễ bôi nghệ lên cô dâu và chú rể), Puja (nghi lễ mẹ mặc trang phục cưới cho các con), Sehra Bandi (nghi lễ chứng minh chú rể có thể làm trụ cột gia đình), Baraat (lễ rước dâu), Wedding celebration (tiệc cưới) với cổng Mandap, khu "hội chợ", đại lễ hội âm nhạc với nhiều hoạt động vui chơi…
Những hạng mục trang trí này được bố trí đều khắp 9.000 m2 của khu resort trong thời gian ngắn. Nhóm của Kim phải thuê thêm xưởng ngoài ngay bên cạnh resort để đồng thời sản xuất ở cả TP.HCM và trên đảo. Ngoài ra, đơn vị cũng phải phối hợp với phía resort để phủ cỏ toàn bộ 5.000 m2 đất trống, tạo thành không gian cho lễ hội âm nhạc.
Đơn vị đã huy động 150-180 nhân lực chia ra 3 ca làm việc liên tục xuyên suốt ngày đêm để hoàn thành những hạng mục cưới cho vị tỷ phú. Ảnh: Je t’aime Art.
Đối với những siêu đám cưới có quy mô lớn, phía cô dâu, chú rể và gia đình thường thuê một agency để điều phối toàn bộ chương trình. Agency này sau đó sẽ chọn các đơn vị wedding planner uy tín ở địa phương để cùng thực hiện chuỗi nghi thức cưới.
Trong tiệc cưới của Prerna và Aditya, đơn vị của Kim Phạm làm việc với agency từ Ấn Độ với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành cưới.
“Họ có cách làm việc với các nhà cung cấp rất chuyên nghiệp. Khi đến Việt Nam, agency quốc tế có sẵn checklist tất cả các hạng mục khách yêu cầu, những tiêu chí đưa ra rất chặt chẽ, khắt khe, từ kích thước, giờ bàn giao, tính độc bản và yếu tố văn hóa bản địa phải được lồng ghép trong concept cưới chính như thế nào", anh kể lại.
Nhiều đồ dùng trang trí phải mang từ Ấn sang để đáp ứng yêu cầu của khách. Ảnh: TG Wedding Planner.
Trước đó, vào tháng 2/2023, đám cưới của cặp đôi Pranay Karnawat (người Dubai) và Sakshi Sanghvi - con trai một gia đình thương nhân thành đạt tại Ấn Độ - cũng được tổ chức thành công tại resort Vinpearl Nam Hội An.
TG Wedding Planner là đơn vị tổ chức đứng sau sự kiện quy mô hơn 600 khách mời này. Nga Trần, Giám đốc dự án của TG, chia sẻ các cặp đôi thượng lưu luôn đưa ra những yêu cầu khắt khe nhất để đảm bảo đám cưới diễn ra đúng kỳ vọng.
“Khách hàng đưa ra yêu cầu kỹ lưỡng từ chất lượng của đồ trang trí, tất cả các loại hoa đều phải là hoa tươi, gồm những loại nào, hoa nào cần nhập khẩu…”, cô nói.
Cô cho biết thêm các cặp đôi thường chú trọng đến tính độc nhất, tránh đụng hàng. Vì vậy các vật dụng dùng trong đám cưới từ sofa cho đến ghế tiệc, khăn trải bàn… đều được thiết kế riêng và làm mới hoàn toàn để phục vụ cho đám cưới, không đi thuê lại từ những đồ có sẵn trên thị trường.
“Tùy câu chuyện, yêu cầu mà chúng tôi thiết kế ra những concept khác nhau. Có những thiết kế sau khi được duyệt chúng tôi sẽ in tại Việt Nam, có những cái phải gửi qua Ấn Độ để in rồi lại gửi về. Có những hạng mục Việt Nam không đáp ứng được, chúng tôi phải liên hệ với đối tác bên quốc tế để triển khai, một số đồ trang trí ở bàn tiệc cũng được đặt mang sang từ Ấn”, cô kể.
Chinh phục giới siêu giàu
Để có thể tham gia tổ chức các siêu tiệc cưới, các đơn vị wedding planner Việt Nam phải dành hàng tháng trời nghiên cứu về văn hóa, lễ nghi, cách thức tổ chức tiệc cưới của Ấn Độ.
“Những nghi thức này rất khác nhau giữa các vùng miền của Ấn, vì vậy chúng tôi dành hơn một tháng nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thông tin để có thể nắm rõ và chứng minh được năng lực và thuyết phục gia đình và agency rằng có thể hoàn thành các hạng mục trong thời gian khắt khe”, Kim Phạm chia sẻ.
Trong khi đó, không chỉ tìm hiểu trên mạng, để hiểu đúng và sát với thực tế hơn, Nga Trần còn liên hệ với bạn bè và các đối tác là người Ấn Độ để hỏi thêm về những nét riêng biệt của các nghi lễ. Khi gặp khách hàng và đại diện của công ty wedding planner bên Ấn, đơn vị không còn bỡ ngỡ, hoạt động trao đổi ý tưởng diễn ra dễ dàng hơn.
“Những sự kiện vừa rồi chúng tôi đều phối hợp, làm việc với những nhà thiết kế nổi tiếng của Ấn Độ trong ngành công nghiệp cưới để có những thiết kế về concept cũng như đảm bảo các yếu tố văn hóa truyền thống được truyền tải đúng”, cô cho hay.
Cổng Mandap khổng lồ được dựng lên để lại ấn tượng cho nhiều người. Ảnh: Je t’aime Art.
Bên cạnh những yêu cầu về trang trí, set-up tiệc, các cặp đôi và agency quốc tế còn đặc biệt quan tâm đến sự minh bạch trong việc quản lý chi phí, độ hoàn thiện của những hạng mục.
“Những tiểu tiết nhỏ như độ láng mịn của cổng sắt hay các đồ decor đều được wedding planner Ấn để ý từng chút một. Sự tỉ mỉ của đơn vị thi công làm nên sự hài lòng của agency và gia đình”, Kim nói.
Trong đó, khoảnh khắc cổng vòm Mandap khổng lồ được làm bằng nứa nặng gần 1 tấn được 40 nhân công dựng lên tại sân khấu sát bờ biển thu hút sự chú ý, tán dương của mọi người khiến Kim Phạm và cộng sự nhớ mãi không quên.
Các loại hoa tươi được chăm chút để có thể giữ lâu giữa trời nắng, gió. Ảnh: Phi Điệp Wedding & Event Planner.
Hiền, người sáng lập đơn vị của Phi Điệp Wedding & Event Planner, đơn vị cùng trang trí cho lễ cưới của cặp đôi Ấn ở Phú Quốc hồi tháng 2 năm nay, cho biết đối với giới siêu giàu, an ninh, sự riêng tư của cô dâu chú rể và các khách mời tham dự cũng là một trong những yêu cầu hàng đầu.
Ban tổ chức đám cưới phải đảm bảo toàn diện về mặt an ninh trong thời gian trước, trong và sau quá trình diễn ra sự kiện.
“Người tham dự các siêu lễ cưới thường có chức vị khá cao, đến từ giới thượng lưu, vì vậy vấn đề an toàn và hình ảnh truyền thông của các đơn vị thực thi buổi lễ phải qua nhiều quá trình chắt lọc, kiểm duyệt và xác nhận”, cô nói.
Ngoài ra, một số lễ cưới còn phải bảo mật thông tin hoàn toàn, các đơn vị tham gia thi công không được tiết lộ thông tin ra ngoài trừ những hình ảnh chung nhất như không gian, trang trí, nhân sự tổ chức…
Cơ hội trao đổi văn hóa
Không chỉ là một tiệc cưới đơn thuần, các siêu đám cưới còn là cơ hội quảng bá hình ảnh Việt Nam ra thế giới bởi đối tượng khách đều là những VIP thuộc giới siêu giàu đến từ Dubai, Ấn Độ và khắp nơi trên thế giới.
Chịu trách nhiệm chính cho việc trang trí, lên ý tưởng cho các chương trình biểu diễn nghệ thuật, giải trí kết hợp giữa văn hóa Việt Nam và Ấn Độ, các hoạt động hậu cần, logistic, đưa đón đoàn…, Nga Trần cùng đoàn khách có nhiều trải nghiệm ấn tượng.
“Mặc dù có hơn 17 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở Việt Nam, nhưng khi tham gia tổ chức các siêu tiệc cưới, tôi thực sự nể phục và học thêm nhiều điều thú vị qua truyền thống văn hóa đặc sắc của Ấn Độ cũng như kinh nghiệm từ các bên wedding planner quốc tế”, cô nói.
Cô có biết khi tổ chức lễ cưới ở Việt Nam, các cặp đôi cũng muốn đơn vị wedding planner mang được văn hóa Việt Nam vào trong những không gian, hoạt động tiệc.
“Chúng tôi luôn cố gắng lồng ghép văn hóa Việt Nam vào trong lễ cưới Ấn Độ một cách hài hòa nhất, từ những bông sen, nón lá, tiết mục biểu diễn nghệ thuật, những phiên chợ, những hoạt động ngoài lề như múa sạp dành cho khách tham dự…”, cô chia sẻ.
Các biểu tượng văn hóa Việt được lồng ghép trong lễ cưới của giới siêu giàu Ấn. Ảnh: TG Wedding Planner, Je t’aime Art.
Tương tự, đơn vị của Kim Phạm cũng thường lồng ghép các chất liệu Việt vào những công trình, thiết kế, từ chiếc cổng Mandap làm từ nứa đến không gian chợ nổi, hoa sen tặng khách.
“Thông qua những hạng mục trang trí, chúng tôi biết thêm về những nét văn hóa ấn tượng, như việc cô dâu chú rể trao nhau vòng hoa truyền thống mang ý nghĩa thay cho nhẫn cưới, đến lọng hoa những người anh che cho cô dâu tượng trưng cho việc cô dâu được những người anh bảo bọc, che chở từ nhỏ đến khi lập gia đình... Đây thực sự là sự kiện trao đổi văn hóa”, anh Kim nói.
Để tổ chức thành công những tiệc cưới cho giới siêu giàu cần sự phối hợp của nhiều đơn vị thi công, nhà cung cấp từ nhiều quốc gia.
Hiền cho biết: “Chúng tôi rất bất ngờ khi bước vào phòng họp với khoảng hơn 40 người đại diện cho các nhà cung ứng đến từ Việt Nam, planner Ấn Độ, đơn vị quay chụp từ Ấn Độ đến Thái Lan”.
Để tiếp cận được nhiều khách hàng và đối tác, một số đơn vị cho biết họ dự định sẽ tham gia các chương trình hội thảo liên quan đến chủ đề du lịch cưới ở Mumbai hay New Delhi trong thời gian tới, chạy quảng cáo, tích cực tham gia vào những cộng đồng cưới của Ấn Độ ở Việt Nam...