Minh Hoàng (27 tuổi, quận 1, TP.HCM) làm việc tại một agency quảng cáo mới thành lập. Nhân sự ít, khối lượng công việc nhiều, anh hiện phải cùng lúc tham gia 4 dự án với khách hàng, tiến độ và tính chất khác nhau.
Chia sẻ với phóng viên, Hoàng cho biết mình không lo lắng làm nhiều mà sợ hãi những cuộc họp kéo dài, liên tục. Việc lắng nghe, ghi chép, tranh cãi trong nhiều giờ đồng hồ mỗi ngày khiến anh kiệt sức. Có nhiều lúc, ngay trong buổi họp, anh không hiểu sếp và đồng nghiệp đang nói gì, tất cả đều là những âm thanh ong ong bên tai. Hoàng không còn thời gian sáng tạo, thực hiện những nhiệm vụ khác.
"Gần nhất là mới ngay hôm qua thôi, 17h, tôi mới kết thúc cuộc họp thứ 5 trong ngày. Buổi tối, tôi vẫn còn một lịch họp nhanh với đối tác nước ngoài vì trái múi giờ", anh kể lại.
Theo Harvard Business Review, nghiên cứu mới cho thấy khoảng 70% các cuộc họp là nguyên nhân khiến dân công sở không thể tập trung làm việc và hoàn thành các nhiệm vụ của họ.
Đồng thời, những cuộc họp không hiệu quả còn gây ra các tác động tiêu cực đến sức khỏe tâm lý, thể chất và tinh thần của người lao động.
Quá nhiều cuộc họp
Theo Minh Hoàng, những cuộc họp là một phần tất yếu của công việc, giúp các bộ phận hiểu nhiệm vụ, trao đổi để cho ra phương án phù hợp nhất. Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào cũng cần thiết với tất cả nhân sự. Một số đầu việc, lưu ý có thể chia sẻ thông qua email, tin nhắn.
Minh Hoàng đang làm công việc ở agency quảng cáo. Mỗi tuần, anh có 3 ngày họp liên tục sáng đến chiều.
"Trung bình mỗi tuần, tôi có 3 ngày họp hành liên miên từ sáng đến chiều, có thể 5-6 cuộc/ngày, vừa buông bên này là đến bên khác. Vài lần, tôi rất căng thẳng do phải tranh luận, cãi vã gay gắt với đồng nghiệp để ra được vấn đề. 5 phút sau, tôi phải tiếp tục tươi cười để trao đổi với đối tác khác", anh nói.
Do họp liên tục, Hoàng chỉ còn 2 ngày làm việc trong tuần để xử lý làm các đầu việc khác. Anh hiểu mình không thể nào kham nổi công việc nếu không OT (làm thêm ngoài giờ hành chính) vào cuối tuần.
"Những cuộc họp kéo dài, vô nghĩa còn làm tôi mất đi cảm hứng sáng tạo", anh cho hay.
Trong khi đó, làm việc tại một đơn vị phát hành game, Minh Hiền (24 tuổi, quận Đống Đa, Hà Nội) cũng bận rộn hơn khi mùa giải esport (thể thao điện tử) thường niên bắt đầu. 21h, cô kết thúc cuộc họp thứ 5 trong ngày.
Theo nhân viên truyền thông này, thông thường, cô chỉ phải họp 1-2 lần/tuần cùng cấp trên, bộ phận. Tuy nhiên, trong giai đoạn cao điểm như giữa giải đấu, trước khi phát hành tựa game mới, cô gần như dành cả ngày làm việc trong căn phòng họp rộng 30 m2.
"Nhiều lần, vừa bước ra khỏi cánh cửa phòng họp, tôi lập tức phải truy cập đường link cuộc nói chuyện với đối tác. Nếu các buổi gặp trùng lịch, tôi phải xin kết thúc sớm meeting này để tham gia meeting khác", cô cho biết.
Minh Hiền phải họp online, offline nhiều lần mỗi ngày do các giải đấu esport đang vào mùa cao điểm.
Mỗi cuộc họp của nhân viên văn phòng này thường kéo dài từ 1-2 tiếng. Tuy nhiên, một số buổi trao đổi lên đến 3-4 tiếng, song vẫn không giải quyết được vấn đề.
Hiền cho rằng những cuộc bàn luận này chiếm nhiều thời gian xử lý công việc của các cá nhân trong khi không thực sự cần kéo dài đến vậy, khiến một số đầu việc tồn đọng đến cuối ngày.
Cô đã quen với việc phải OT để giải quyết các nhiệm vụ dang dở vì họp quá nhiều.
"Vài lần, tôi sốt ruột khi cuộc họp đã kéo dài đến 4 tiếng. Không khí rơi vào im lặng vì không ai có ý kiến gì hơn. Nhiều thứ hoàn toàn có thể chỉ cần gửi mail".
Hơn nữa, theo Minh Hiền, việc bàn luận, tranh cãi trong thời gian dài thường khiến các nhân sự dễ cáu giận. Có nhiều cuộc họp kéo dài qua giờ ăn trưa, quá giờ tan tầm, khi đó, phần lớn người tham gia đã không còn tỉnh táo.
Quản lý cũng vào thế khó
Quang Tài (quận Cầu Giấy, Hà Nội), quản lý bộ phận sản xuất của một công ty công nghệ, thường xuyên phải đứng ra tổ chức họp cho đội nhóm của mình.
Trong tuần, anh mở 2 cuộc trao đổi lớn bao gồm planning (lên kế hoạch) đầu tuần và review (đánh giá công việc) cuối tuần. Các buổi họp này thường diễn ra trong khoảng 2 tiếng với 7 thành viên tham dự.
Ngoài ra, đầu giờ làm việc buổi sáng, quản lý này cũng yêu cầu nhân sự trong bộ phận trao đổi nhanh trong khoảng 15-20 phút để đồng bộ hóa công việc giữa các thành viên.
"Vì đặc thù ngành nghề, lĩnh vực của chúng tôi thường xuất hiện lỗi phát sinh. Đó là lý do tôi phải tổ chức các cuộc họp gấp để xử lý vấn đề, rút kinh nghiệm", anh lý giải.
Với cách làm việc nêu trên, Quang Tài nhận về nhiều phản ứng trái chiều của cấp dưới. Nhân viên của anh thường xuyên than thở về tần suất trao đổi, bàn luận dày đặc. Họ cho rằng các cuộc họp mặt có thể được trao đổi qua email.
Quang Tài phải tìm giải pháp xử lý khi nhân viên của mình không đồng tình với các cuộc họp.
Để giải quyết tình trạng này, anh cố gắng tạo không khí thoải mái cho nhân sự khi bước vào phòng họp. Đồng thời, quản lý này cũng đẩy nhanh tiến độ trao đổi, không yêu cầu báo cáo liên tục, giảm thiểu áp lực cho các thành viên.
"Tôi chỉ tổ chức họp khi thực sự cần thiết, song các nhân sự vẫn phàn nàn. Chúng tôi mãi chưa tìm được tiếng nói chung trong vấn đề này", anh tâm sự.
Trong khi đó, Phương Anh (TP.HCM), trưởng bộ phận marketing của một nhãn hàng, cho biết ở vai trò cấp quản lý, cô hiểu cái khó của nhân viên cấp dưới khi phải tham gia liên tục vài cuộc họp mỗi ngày.
Trên thực tế, việc họp hành mang lại nhiều hiệu quả khi giúp từng thành viên đề xuất ý tưởng mới, giải quyết, tìm ra vấn đề. Tuy nhiên, để những cuộc họp không trở nên lê thê, vô nghĩa, cấp quản lý cần phân bổ nhân sự và thời gian hợp lý.
"Bắt nhân viên phải tham gia vào những cuộc họp mà họ không có vai trò, mục đích rõ ràng là lãng phí thời gian và tài nguyên", cô nói.
Cũng theo Phương Anh, một buổi họp chất lượng là khi mọi người đều nắm được nội dung, mục đích chính của buổi trao đổi hôm đó. Nội dung cuộc họp cũng không nên dông dài, khiến cho đôi bên mệt mỏi. Với cô, cuộc họp hiệu quả là khi mọi câu hỏi, vấn đề được giải quyết trong vòng 1-1,5 giờ với sự hỏi, đáp từ đôi bên, để tìm được phương án.
"Tôi luôn tránh để nhân sự phải họp liên tục 3-4 tiếng vì không hiệu quả. Lúc này, đầu óc chúng ta không còn nhanh nhạy để đưa ra ý kiến tốt nhất. Đồng thời, họp thời gian dài còn gây ảnh hưởng đến năng suất, hiệu suất làm việc của cả tập thể", cô nhấn mạnh.