Nhiều quản lý gặp khó khăn khi nhân viên vừa làm việc tại văn phòng vừa làm việc từ xa. Ảnh minh họa: Phương Lâm.
VMware, Công ty cung cấp phần mềm, dịch vụ điện toán đám mây tại Mỹ, gần đây thực hiện một cuộc khảo sát với 5.300 nhân viên. Trong đó, 82% số người tham gia cho biết sẽ hài lòng về công việc hơn nếu có thể linh hoạt làm việc ở bất cứ đâu.
Tuy nhiên, nhiều quản lý lại căng thẳng trước vấn đề này.
Cụ thể, một cuộc khảo sát của Future Forum, liên doanh giúp các công ty phát triển trong nền kinh tế mới, cho thấy 43% cấp quản lý rơi vào tình trạng kiệt sức nhiều hơn bất kỳ nhóm nhân viên nào khác. Điều này chủ yếu bắt nguồn từ thử thách áp dụng các chính sách của công ty về hybrid work, mô hình làm việc kết hợp tại văn phòng và tại nhà (từ xa).
May mắn thay, khó khăn này không hẳn nan giải. Dưới đây, Psychology Today giới thiệu chiến lược làm việc hữu ích giúp cấp trên điều hành và xoay xở tốt với mô hình làm việc linh hoạt.
Cấp trên cần chủ động thay đổi và đề xuất phong cách làm việc mới. Ảnh minh họa: Thirdman/Pexels.
Chấp nhận mô hình mới
Thay đổi hoàn toàn phong cách làm việc truyền thống vốn không hề dễ dàng. Tuy nhiên, thay vì thụ động với việc cải cách, ban quản lý hay lãnh đạo cần ứng biến và thích nghi nhanh hơn.
Nói cách khác, họ cần chủ động quan sát và điều chỉnh phương pháp điều hành của mình để phù hợp với bối cảnh mới. Như vậy, nguy cơ rơi vào căng thẳng sẽ giảm thiểu đáng kể cũng như công việc sẽ vận hành trơn tru hơn.
Quản lý cần thể hiện sự tin tưởng đối với nhân viên. Ảnh minh họa: fauxels/Pexels.
Tin tưởng
Microsoft, tập đoàn đa quốc gia Mỹ chuyên phát triển, sản xuất, kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ về máy tính, công bố một nghiên cứu mới cho hay 85% các nhà lãnh đạo cảm thấy thiếu tin tưởng vào nhân viên hơn khi chuyển sang mô hình hybrid.
Họ lo sợ cấp dưới giảm năng suất làm việc khi không có mặt tại văn phòng.
Tuy nhiên, thực tế lại chứng minh điều ngược lại. Các nghiên cứu mở rộng dựa trên khảo sát cho thấy nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn từ 5-10%, đặc biệt trong các nhiệm vụ cá nhân.
Việc các nhà quản lý cấp trung vẫn chật vật để đặt niềm tin vào cấp dưới không có mặt tại văn phòng một phần bắt nguồn từ tư duy lãnh đạo cũ kỹ. Theo đó, họ muốn nắm quyền kiểm soát và cho rằng nhân viên năng suất hơn khi có mặt ở công ty.
Bên cạnh đó, nghiên cứu cho thấy nhân viên tại văn phòng, ngay cả những người có năng suất và hiệu suất làm việc cao, làm việc ít hơn nhiều so với quy chuẩn 8 tiếng/ngày. Thực tế, họ chỉ dành từ 36-39% thời gian cho công việc. Phần còn lại được dành cho các hoạt động khác như lướt mạng xã hội, tán gẫu với đồng nghiệp hay thực hiện các cuộc gọi không liên quan.
Vì vậy, các nhà quản lý cần học cách từ bỏ lối suy nghĩ sai lầm rằng cấp dưới sẽ không làm được việc khi ở nhà. Nhìn chung, nếu chúng ta thể hiện cho đối phương thấy sự tin tưởng, họ sẽ dần dà đáp ứng được kỳ vọng của mình.
Cấp trên nên cho nhân viên thêm không gian, thời gian để sáng tạo và làm việc. Ảnh minh họa: Lisa Fotios/Pexels.
Cho phép sự tự do
Các nghiên cứu cho thấy chúng ta làm việc hiệu quả nhất nhờ vào động lực nội tại, cụ thể là quyền tự chủ và kiểm soát công việc cá nhân. Nói cách khác, nhân viên gắn bó, hạnh phúc và làm việc tốt hơn khi họ có thêm tự do khi làm việc.
Thêm vào đó, cuộc khảo sát gần đây của Metis, Công ty về công nghệ, chỉ ra rằng người tham gia mong muốn làm việc độc lập với sự giám sát vừa phải chiếm tới 45% trong khi nhóm yêu cầu mức tự chủ cao chiếm 34,5%.
Như vậy, chìa khóa điều hành nằm ở việc cho nhân viên thêm tự do và sự linh hoạt trong công việc.
Theo đó, nhà quản lý có thể tham khảo cách phổ biến quy cách làm việc tự chủ cho cả nhóm/bộ phận. Sau đó, từng người có thể tự quyết định phương thức làm việc phù hợp.
Việc kết nối nhân viên không chỉ gói gọn trong việc có mặt tại văn phòng thường xuyên. Ảnh minh họa: fauxels/Pexels.
Kết nối
Một trong những thách thức lớn nhất của công việc từ xa là việc kết nối các nhân viên.
Thực tế, theo một cuộc khảo sát gần đây của Covve, Công ty hỗ trợ liên lạc với khách hàng và liên hệ cá nhân Mỹ, mối quan hệ của 67% người tham gia với đồng nghiệp ngày càng bền chặt khi áp dụng mô hình hybrid.
Bên cạnh đó, có nhiều cách để các nhà quản lý làm nhân viên gắn bó với nhau hơn. Chẳng hạn, họ có thể tổ chức các sự kiện xã giao hay buổi tình nguyện nhóm. Lên kế hoạch đào tạo trực tiếp giữa các thành viên của nhiều nhóm khác nhau hay giao lưu từ xa cũng là những ý tưởng đáng tham khảo.
Đặc biệt, nhiều chuyên gia học thuật phát hiện ra rằng kết nối cấp dưới với các nhân viên cấp cao khác nhau để học hỏi hay tư vấn là một cách xây dựng hay mở rộng mạng lưới quan hệ hiệu quả. Đồng thời, người lao động non trẻ khi được kèm cặp như vậy sẽ hòa nhập và làm việc hiệu quả hơn.
Công việc vẫn có thể vận hành trơn tru mà không cần phải gặp mặt trực tiếp 24/7. Ảnh minh họa: Andres Ayrton/Pexels.
Không cần gặp mặt thường xuyên
Nhiều nhà quản lý đánh giá nhân viên dựa trên thời gian gặp mặt. Nói một cách dễ hiểu, họ gặp gỡ, trao đổi với cấp dưới xuyên suốt năm rồi đưa nhận xét cuối cùng.
Tuy nhiên, đánh đồng thời gian gặp mặt với trách nhiệm trong công việc này không phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt lẫn làm việc toàn thời gian tại văn phòng. Nguyên nhân là các nhân viên ở công ty thường xuyên chỉ dành 36-39% thời gian cho công việc.
Trong trường hợp này, các nhà quản lý thành công nhất khi biết tập trung vào mục tiêu và thành quả cuối cùng hơn là thời lượng làm việc của từng người.
Một gợi ý cho quản lý mô hình hybrid là tổ chức họp hàng tuần. Khi đó, cả hai bên sẽ cùng thống nhất 3-5 mục tiêu cần đạt được. Trong tuần tới, họ sẽ báo cáo lại tiến độ, giải quyết khó khăn phát sinh, đưa ra đánh giá hiệu suất cùng những nhiệm vụ cho tuần mới. Cách này sẽ giúp các thành viên trong bộ phận sẽ nắm rõ vị trí và công việc của mình hơn.