Nhiều quản lý mắc sai lầm khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, gây khó khăn cho đôi bên. Ảnh: Antoni Shkraba/Pexels.
Không ít nhà quản lý thường đưa ra bản mô tả công việc mơ hồ, thiếu thông tin khi tuyển dụng hoặc giao việc cho nhân viên. Do vậy, họ khó tìm được nhân sự như ý, giảm hiệu quả lao động và làm mất thời gian của cấp dưới.
Theo Psychology Today, sự mập mờ trong quá trình giao việc thường do người quản lý có xu hướng ngại chịu trách nhiệm trước kết quả kém. Bên cạnh đó, nhóm lãnh đạo này thường thiếu quyết đoán, sợ nhân viên phán xét, chống đối yêu cầu do mình đặt ra.
Trong nghiên cứu của ghSMART CEO Genome, hơn 20.000 quản lý thừa nhận sự dứt khoát có ý nghĩa quan trọng, quyết định thành-bại của dự án họ phụ trách. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể giao việc một cách cụ thể cho đội ngũ mà mình quản lý.
Dưới đây là một số sai lầm cấp quản lý thường gặp khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên và cách sửa đổi chúng.
Sử dụng các thuật ngữ mơ hồ
Ví dụ, nội dung “Hỗ trợ nhóm marketing trong việc quảng bá sản phẩm của công ty khách hàng” khá chung chung. Người được giao việc sẽ không biết nên thực hiện ra sao, mức độ lao động thế nào là phù hợp.
Thay vào đó, cấp quản lý hãy cân nhắc những mệnh đề cụ thể hơn. Chẳng hạn như “Tăng 20% doanh số bán hàng của khách hàng mỗi năm, thông qua giới thiệu, tiếp thị sản phẩm mới”.
Nội dung này thoạt nghe có vẻ nặng nề, nhưng nó giúp thể hiện rõ kỳ vọng, mục tiêu của nhiệm vụ được nhắc đến.
Mất cân đối giữa hành động và kết quả
Một số nhà quản lý chỉ diễn đạt kỳ vọng của họ bằng hành động hoặc kết quả, thay vì kết hợp khéo léo cả hai.
“Liên hệ với 20 khách hàng sẵn có, thu thập nhận xét của ít nhất 5 người hàng tuần” là yêu cầu thể hiện rõ hành động, song lại thiếu phần kết quả. Thiếu đi mục tiêu cụ thể, các nhân viên sẽ hành động mơ hồ, khó đáp ứng mong muốn của cấp trên.
Trong khi đó, vài lãnh đạo khác lại tập trung quá nhiều vào kết quả chung cuộc mà quên liệt kê các bước thực hiện. Theo các chuyên gia quản lý nhân sự, kế hoạch sẽ khả thi hơn nếu đội ngũ nhận được mô tả chi tiết về cách thức hành động.
Đưa ra những mệnh đề cụ thể là một trong những cách giúp yêu cầu công việc được rõ ràng hơn. Ảnh: unsplash.
Thiếu deadline chi tiết
Không có các mốc thời gian rõ ràng cũng khiến công việc khó đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Nhiều nhân viên cho rằng nhiệm vụ thiếu hạn chót tạo cảm giác bất khả thi.
Đồng thời, việc vạch rõ giới hạn thời gian, chi tiết ngày, giờ sẽ giúp nhóm điều hành theo sát tiến độ thực hiện, từ đó có đánh giá chính xác hơn về năng suất làm việc của mọi người.
Không có thứ tự ưu tiên
Khi ghSMART thực hiện khảo sát về hiệu quả lao động trên 15.000 quản lý, họ nhận ra chỉ có 24% biết sắp xếp mức độ ưu tiên của những đầu việc.
Số còn lại kỳ vọng nhân viên hoàn thành tất cả yêu cầu của mình, không phân biệt thứ cấp. Đây là lý do khiến lãnh đạo dễ thất vọng, hoặc vấp phải làn sóng phản đối khi người khác gặp khó khăn để đáp ứng yêu cầu.
Nhằm đảm bảo năng suất chung, quản lý chỉ nên cân nhắc, liệt kê 5-7 kỳ vọng cho dự án. Con số này được xem là mức lý tưởng, phù hợp cho mục đích thúc đẩy hoạt động trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
