Sau 2 tháng bắt tay vào thực hiện kế hoạch tổ chức tiệc tất niên của công ty, chị Hà Nguyễn, chuyên viên nhân sự cấp cao tại công ty Resonance Technology (TP.HCM), mới có thể thở phào khi công tác chuẩn bị đã ổn thỏa.
Tiệc cuối năm kết hợp đón Giáng sinh diễn ra vào cuối tháng 12, với toàn bộ nhân sự khoảng 40 người tham gia, trừ một số đang làm việc ở nước ngoài.
“Tiệc tất niên thông thường sẽ có văn nghệ kiểu ‘cây nhà lá vườn’, nhưng vì muốn thay đổi, chúng tôi quyết định mời ban nhạc acoustic về biểu diễn. Sự kiện được tổ chức ở villa, theo kiểu pool party (tiệc hồ bơi). Đây là lần đầu tiên công ty tôi có ý tưởng này”, chị nói.
Ở 2 mùa tiệc cuối năm trước, công ty chị Hà chỉ tổ chức những buổi ăn nhẹ, buffet vì tình hình dịch bệnh phức tạp. Bên cạnh đó, mô hình làm việc hybrid (kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa) khiến mọi người không có nhiều cơ hội ngồi lại cùng nhau.
Bởi vậy, chị Hà hy vọng sự “hồi sinh” của tiệc tất niên năm nay sẽ tạo không khí để gắn kết nhân sự công ty.
Thay đổi, làm mới cũng là điều nhiều người làm nhân sự (HR) ở các doanh nghiệp trăn trở khi tổ chức tiệc cuối năm. Sau 2 năm hạn chế vì dịch bệnh, họ thừa nhận gặp áp lực phải làm cho sự kiện này ấn tượng, có chủ đề độc đáo.
Lên kế hoạch từ sớm
Từ đầu năm, công ty chị Hà đã lên kế hoạch chung về tổ chức tiệc tất niên. Khoảng tháng 11, mọi người sẽ đưa ra bàn bạc, chốt ý tưởng và triển khai.
Việc khảo sát và đặt địa điểm tổ chức được hoàn thành cách đây hơn một tháng. Chị Hà cũng không khó khăn để tìm thuê nhóm nhạc biểu diễn sau khi tham khảo từ một số nguồn.
Đây là mùa tiệc tất niên thứ 3 chị Hà phụ trách tổ chức. Với chị, thời gian này bận rộn hơn những tháng khác trong năm, nhưng không đến mức quá áp lực, một phần nhờ văn hóa công ty.
“HR thấy mệt mỏi, kiệt sức vào mùa tiệc cuối năm có thể do bản thân tự tạo áp lực hoặc từ phía cấp trên. Ở công ty tôi, bộ phận hành chính nhân sự chỉ lập và đề xuất kế hoạch, sau đó tất cả sẽ cùng hỗ trợ và đóng góp ý kiến. Sếp tôi là người đưa ra ý tưởng độc đáo, ủng hộ và tạo điều kiện cho cấp dưới trong việc tổ chức. Sự hưởng ứng của cấp trên là yếu tố rất quan trọng để HR có thể tạo ra sự phá cách”, chị lý giải.
Công ty chị Hà chuẩn bị cho tiệc tất niên từ trước 2 tháng.
Đếm ngược tới ngày tổ chức tiệc tất niên, chị Hà tiết lộ nhỏ giọt cho nhân sự trong công ty để tạo không khí háo hức, mong chờ. Họ chỉ được biết về yêu cầu trang phục lịch sự để lên hình và chuẩn bị thêm đồ thoải mái để có thể ăn uống, bơi, chơi game.
“Quà tặng là phần độc đáo và mang đến bất ngờ cho các bạn nhân viên. Đây là ý tưởng của một nhóm thiết kế trong công ty”, chị cho biết.
Công ty chị Thanh Thủy, Giám đốc nhân sự tại Accesstrade Việt Nam, cũng khởi động kế hoạch tổ chức tiệc tất niên từ đầu tháng 11.
Theo chị, giá thuê địa điểm tổ chức liên hoan có thể lên cao nên cần đặt chỗ từ sớm.
Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị cũng rất nhiều, từ mời khách, in thiệp gửi cho mọi người, đến tổng hợp và bình chọn giải thưởng cuối năm cần hoàn thành trước khi tiệc diễn ra tối thiểu 2 tháng.
Chị Thủy chia ra làm nhiều giai đoạn. Đầu tiên, HR có những hoạt động để khơi dậy tinh thần mọi người, có thể là cuộc thi nhỏ liên quan tới giá trị cốt lõi của công ty hoặc tiết mục sáng tạo để đưa vào chương trình văn nghệ.
Sau đó, càng gần ngày ăn tiệc, việc truyền thông càng được đẩy mạnh như tiết lộ về địa điểm tổ chức, chủ đề cũng như mức độ hấp dẫn của giải thưởng.
Tiệc tất niên của công ty chị Thủy có các hoạt động thiên về nội bộ, ấm cúng nhiều hơn.
Chị Thủy cho hay hàng năm, công ty chị có các đợt team building theo kiểu du lịch, tổ chức hoạt động ngoài trời, tiệc hồ bơi. Cuối năm là thời điểm mọi người ngồi lại với nhau để nhìn lại thăng trầm, thành tích đạt được trong một năm đã qua. Do đó, hoạt động sẽ thiên về nội bộ, ấm cúng nhiều hơn.
“Tuy nhiên, với tính chất là công ty công nghệ, chúng tôi không đơn giản chỉ gọi nhân viên lên sân khấu, trao giải và ăn uống nhẹ nhàng như thông thường. Bên cạnh sự trang trọng khi vinh danh thành tích, chúng tôi cũng có các hoạt động mang lại niềm vui khác”, chị nói.
Mùa tiệc tất niên năm ngoái, giống như nhiều doanh nghiệp, công ty chị Thủy phải tổ chức online dẫn đến sự hụt hẫng về mặt cảm xúc. Năm nay, chị hy vọng sự kiện, dự kiến diễn ra ngày 13/1/2023, sẽ để lại ấn tượng, giúp gắn kết 200 nhân sự.
Tương tự những người làm HR, với chị Thủy, cuối năm là thời điểm bận rộn khi nhiều dịp lễ hội như Giáng sinh, Tết gần nhau. Bên cạnh tiệc tất niên nội bộ, bộ phận hành chính, nhân sự còn tổ chức tiệc cảm ơn cho khách bên ngoài.
Do công ty đi theo hướng tinh gọn, đội tổ chức tiệc chỉ có 3 thành viên. Theo chị Thủy, họ không thể hoàn thành nhiệm vụ nếu thiếu sự hỗ trợ từ cấp trên và các phòng, ban khác.
Áp lực
“Áp lực muốn stress” là chia sẻ của Ngọc Ánh, nhân viên HR tại công ty về thiết kế website ở Hà Nội, trong mùa tiệc tất niên.
Có 4 năm kinh nghiệm ở mảng hành chính, nhân sự nhưng Ánh mới chuyển từ chuyên tuyển dụng sang làm tổng hợp 1,5 năm nay. Cô khá lo lắng khi lần đầu tiên tổ chức tiệc cuối năm.
“Công ty nhỏ nên chỉ có mình tôi phụ trách. Nếu tổ chức các chương trình, sẽ có thêm 1-2 nhân sự Marketing hỗ trợ”.
Năm nay, công ty Ánh tổ chức theo hướng tiết kiệm để phù hợp tình hình tài chính. Hiện tại, cô cần lên 2 phương án: tự tổ chức hoặc đi nhà hàng. Cấp trên xem xét chi phí bên nào tốt hơn sẽ duyệt.
Trừ nhân sự làm việc từ xa, công ty Ánh hiện có 15 người làm việc tại văn phòng. Với ngân sách 300.000-350.000 đồng/người, cô gặp khó khăn trong việc tìm nhà hàng.
“Công ty quá đông hoặc quá ít nhân viên đều khá khó tìm được địa điểm phù hợp. Nơi có không gian yên tĩnh, phù hợp sự kiện nhỏ thì giá lại cao”, cô giải thích.
Năm ngoái, do dịch bệnh, công ty Ánh tổ chức tiệc tất niên tại nhà sếp. Năm nay, cô có phần áp lực khi phải khiến ngày này ấn tượng, có chủ đề độc đáo, nhưng cũng không thể bày vẽ do chi phí hạn chế.
“Tôi thường theo dõi các bài viết liên quan trong cộng đồng HR để tìm ý tưởng, thậm chí đợt này phải đăng bài để xin kinh nghiệm. Tuy nhiên, tôi khá lo lắng khi vẫn chưa chốt được phương án”, cô chia sẻ.
Chị Hồng Nhung, HR tại công ty trong lĩnh vực xuất khẩu lao động ở Hà Nội, cho rằng có 3 yếu tố quan trọng trong việc tổ chức tiệc tất niên.
Với kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho công ty, chị Hồng Nhung không áp lực, nhưng luôn tìm tòi nội dung mới mẻ cho chương trình.
Thứ nhất là tìm địa điểm. Đối với doanh nghiệp có số lượng nhân sự trên 100 người, việc này khá dễ dàng và nhiều lựa chọn. Tuy nhiên, các công ty vừa và nhỏ với nhân sự dưới 100 người khó tìm được địa điểm phù hợp.
“Nếu có không gian với diện tích phù hợp, các dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, sân khấu sẽ không đảm bảo để tổ chức sự kiện hoành tráng một chút”, chị giải thích.
Thứ hai, chị Nhung đánh giá quan trọng nhất, là tiệc cuối năm phải truyền tải được những điều lãnh đạo mong muốn tới nhân viên, đồng thời vẫn đảm bảo tạo được không khí vui tươi, mới mẻ.
Điều được quan tâm là khi tham gia, mỗi người sẽ có suy nghĩ và đọng lại được gì hay chỉ đơn giản là bàn luận hôm nay món ăn ngon hoặc dở, ai mặc đẹp, ai may mắn được quà?
Thứ ba là sự hợp tác giữa toàn bộ phòng, ban trong công ty. Hành chính nhân sự là bộ phận tổ chức, nhưng không có nghĩa họ sẽ phải thực hiện từ đầu đến cuối. Nhiều công việc cần có sự phân giao, hỗ trợ.
“Tôi thấy xu hướng chung là bộ phận hành chính nhân sự phải lo toàn bộ việc tổ chức tiệc mà không có sự tương tác, hỗ trợ khi cần. Điều này ngoài gây khó khăn, còn khiến chương trình chỉ mang màu sắc của HR, không đa dạng cho toàn công ty. Buổi tiệc sẽ ý nghĩa hơn nếu thể hiện được tính toàn diện của tập thể”, chị nói.
Với 5 năm chịu trách nhiệm tổ chức tiệc tất niên cho công ty, chị Nhung đã quen với guồng quay bận rộn vào mùa này. Tuy nhiên, chị không thấy áp lực vì đây cũng nằm trong KPI phải hoàn thành cuối năm, bên cạnh chốt số liệu, tính lương, thưởng.
Theo chị Nhung, việc tạo sự ấn tượng hay mới lạ cho tiệc tất niên cũng là vấn đề cần suy nghĩ nhiều.
Trước đây, khi làm việc cho công ty mảng MMO (kiếm tiền online), chị Nhung tổ chức sự kiện trong trang trại của công ty ở ngoại thành. Bên cạnh dựng sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng chỉn chu, chị thuê DJ về chơi nhạc.
Mọi người cảm thấy khác lạ vì địa điểm thiên nhiên, thoải mái hơn và không bị giới hạn về giờ giấc. Chị cũng tương tác với MC để tổ chức những trò chơi vui nhộn phù hợp với đặc thù công ty.
Năm nay, công ty chị Nhung tổ chức theo kiểu truyền thống là thuê sảnh tiệc. Sau khi tham khảo trực tiếp 3-4 địa điểm, chị đã chốt và ký hợp đồng thuê. Theo chị, giá cả khá hợp lý, không tăng, thậm chí còn ưu đãi cho khách quen.
Việc cần thiết nhất hiện tại là tiếp tục xây dựng nội dung, chủ đề ấn tượng. Chị Nhung đang làm việc với nhóm cùng MC để xây dựng chương trình thú vị, không gây nhàm chán. Chị hy vọng có thêm một mùa tiệc tất niên thành công, khép lại năm cũ và mở ra năm mới nhiều hứa hẹn cho nhân sự công ty.
