Các cuộc họp vô ích gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của người lao động.
Theo cuộc khảo sát được thực hiện bởi Steven Rogelberg, giáo sư khoa học tổ chức, tâm lý học và quản lý tại Đại học North Carolina (thành phố Charlotte, Mỹ) với 632 nhân viên đến từ 20 ngành nghề khác nhau, nhiều người nói rằng họ phải miễn cưỡng tham dự 1/3 cuộc họp vô bổ trong năm.
Nhân viên văn phòng dành trung bình khoảng 18 giờ một tuần cho các buổi gặp mặt với đồng nghiệp, cấp trên. Nhưng họ chỉ từ chối 14% lời mời mặc dù muốn lùi lại 31% trong số đó.
Việc bị ép buộc đến những cuộc họp không giá trị gây lãng phí khoảng 25.000 USD cho mỗi nhân viên hàng năm. Dự kiến con số có thể lên đến 101 triệu USD /năm với bất kỳ doanh nghiệp nào có hơn 5.000 người lao động, theo Bloomberg.
Lãng phí tiền bạc, công sức
Để ước tính chi phí cho tình trạng này, Rogelberg đã tính toán tiền lương hàng giờ của nhân viên dựa trên thu nhập và số giờ làm việc mỗi tuần của họ.
Tuy không muốn tham gia, ít nhân sự nào dám bỏ qua các hoạt động như vậy vì đó là quy định tại nơi làm việc, không ai muốn làm mất lòng nhà quản lý cũng như những đồng nghiệp khác.
Một số người thì ngại phải cập nhật lại nội dung về những gì đã xảy ra trong buổi họp.
Rogelberg cho biết hầu hết cấp trên không muốn cho phép nhân viên từ chối vì họ là người chủ trì. Ngoài ra, điều đó khiến họ có cảm giác kiểm soát được đội ngũ của mình.
Số liệu từ thống kê còn cho thấy phụ nữ lo ngại hơn nam giới về việc từ chối các cuộc hẹn liên quan đến công việc vì họ sợ làm phiền người khác và ảnh hưởng đến tiến độ thăng tiến sau này.
Một nghiên cứu khác từ Atlassian còn chỉ ra rằng mọi người lãng phí 31 giờ mỗi tháng cho những hoạt động không hiệu quả và coi một nửa trong số đó là lãng phí thời gian.
“Cá nhân tôi cũng phải tham gia các sự kiện này hàng ngày và mỗi tuần. Tôi cần tối ưu hóa chúng khi đại dịch ập đến và nhân viên phải làm việc từ xa”, Betsy Peters, phó chủ tịch chiến lược sản phẩm và tiếp thị tại Riva, một nhà cung cấp phần mềm dữ liệu doanh thu cho lĩnh vực dịch vụ tài chính có trụ sở tại Edmonton (Alberta), chia sẻ.
Những cuộc họp không hiệu quả có thể khiến nhân viên ngán ngẩm, muốn nghỉ việc. Ảnh: USA Today.
Cô đã thu gọn danh sách khách mời, rút ngắn nội dung cho mỗi buổi để người tham gia có thể ghi chú tóm tắt hoặc chuẩn bị cho nhiệm vụ tiếp theo.
“Mọi thứ chỉ kéo dài 30 phút là kết thúc. Chúng tôi luôn đi thẳng vào vấn đề để đỡ mất thời gian”, cô nói thêm.
Tuy nhiên, rất ít công ty có thể thực hiện điều này. Nghiên cứu trước đó của Rogelberg đã phát hiện ra rằng các cuộc họp có chất lượng kém có thể ảnh hưởng đến mức độ hào hứng của nhân viên và thậm chí thúc đẩy ý định bỏ việc.
Tình trạng trên càng trở nên tồi tệ hơn trong thời kỳ đại dịch do phần lớn người lao động chuyển sang làm việc từ xa và dùng ứng dụng gọi video.
Làm việc riêng trong giờ họp
Dữ liệu từ Microsoft dựa trên hàng nghìn người dùng phần mềm tại công ty của họ cho thấy thời gian dành cho các hoạt động này đã tăng hơn gấp 3 lần kể từ tháng 2/2020 và số lượng cuộc họp hàng tuần nâng lên gấp đôi.
Các buổi gặp mặt ảo có xu hướng đòi hỏi nhiều hơn về mặt nhận thức, dễ bị phân tâm và kém hiệu quả so với khi trực tiếp. Đây là kết luận của một nhóm các nhà nghiên cứu về mô hình giao tiếp đã thay đổi như thế nào ngay sau tác động từ đại dịch Covid-19.
“Các nhà quản lý, những người dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp khoảng 20% so với nhân viên bình thường, cần phải thận trọng hơn trong việc gọi video và cởi mở đón nhận lời từ chối của cấp dưới”, Rogelberg nói.
Theo báo cáo gần đây từ Microsoft, lượng người tránh xa họp hành đã tăng 84% trong năm qua. Tuy nhiên, tỷ lệ này là do lịch trình chồng chéo liên quan đến công việc cũng tăng 46% trong cùng thời kỳ.
Nhiều nhân sự ngủ quên, tranh thủ làm việc khác trong giờ họp. Ảnh: BBC.
Vì thế, việc người lao động tranh thủ xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc trong các cuộc họp đã trở thành thông lệ phổ biến. Họ dành 30% thời gian để trả lời email, làm việc khác khoảng 25%.
91% người khác thì lơ đễnh, không tập trung vào người chủ trì, còn 39% đã thực sự ngủ quên.
Thế nhưng, Rogelberg cũng cho rằng việc mời mọi người tham gia hoạt động chung cũng giúp cải thiện năng suất của họ. Những người trả lời khảo sát của Rogelberg cho biết họ hoàn thành những công việc lặt vặt trong 70% cuộc họp không cần thiết.
“Nói chung, mọi người không giỏi tính toán chi phí cơ hội cho thời gian của mình. Vì thế, họ không nhận ra giá trị của thời gian lãng phí trong những cuộc họp không cần thiết. Nếu suy ra, chúng tôi có thể thấy được các sự kiện đó thực sự tốn kém như thế nào và hy vọng chúng bị loại bỏ”, Ashley Whillans, phó giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard, nhận xét.
