Vậy, đâu là những khó khăn chính mà nhân viên và ngân hàng phải đối mặt khi có một nhân sự quyết định nghỉ việc? Và làm sao để câu chuyện nghỉ việc không còn làm cho các ngân hàng phải đau đầu?
Với kinh nghiệm gần 20 năm làm công tác nhân sự, NCS.Vũ Việt Dũng (Chủ tịch KeyPerson) sẽ đưa ra những nhận định về vấn đề trên, đồng thời đề xuất một số giải pháp, để nghỉ việc không còn là “nỗi đau” trong lòng của cả người đi, kẻ ở.
Hàng loạt vấn đề phát sinh
Trong ngành nhân sự, thời gian bàn giao công việc thường được gọi là “hoàng hôn nhiệm kỳ”. Trong thời kỳ này, cá nhân nghỉ việc sẽ chỉ muốn bàn giao công việc càng nhanh càng tốt; ngược lại, một số nhân viên quản lý trong ngân hàng lại cố gắng tạo sức ép cho những cá nhân nghỉ việc trong thời kỳ này.
Cả hai hiện tượng trên đều dẫn đến nhiều vấn đề trong quá trình bàn giao công việc, gây thiệt hại về lâu dài cho ngân hàng cũng như cá nhân nghỉ việc.
Lấy ví dụ, trong môi trường ngân hàng, trong quá trình bàn giao công việc, một số nhân viên nghỉ việc đã cố tình lấy danh mục khách hàng vay tiền, gửi tiền, mua bảo hiểm… của ngân hàng, nhằm mục đích sử dụng tại đơn vị công tác mới, hoặc vì mục đích cá nhân.
Điều này sẽ khiến cho ngân hàng đối mặt với nguy cơ mất khách hàng, mất thông tin. Và rõ ràng, đây là những tài sản rất quan trọng của ngân hàng.
Ngoài ra, trong quá trình bàn giao, do vội vã, nhiều nhân viên nghỉ việc có thể sẽ bàn giao thiếu hồ sơ khách hàng, thông tin khách hàng, tài liệu cần thiết.
Với tình trạng này, khi xảy ra thiếu sót, kiểm toán ngân hàng hay quản lý, người nhận bàn giao sẽ rất khó để lật lại được hết các số liệu, từ đó không thể truy được trách nhiệm của cá nhân phạm lỗi khi có phát sinh. Thêm vào đó, khi nhân viên nghỉ việc không bàn giao đầy đủ thông tin khách hàng cho nhân viên tiếp quản cũng sẽ gây ra nhiều rắc rối cho ngân hàng. Ví dụ, nhân viên nghỉ việc có thể đã đồng ý một điều kiện nào đó với khách hàng… nhưng lại quên không báo lại cho nhân viên tiếp quản, gây chậm trễ hay lỡ dở công việc của khách hàng, làm mất uy tín của ngân hàng.
Một tình huống nữa cũng xảy ra tương đối nhiều trong hoạt động bàn giao công việc ở ngân hàng, đó là việc nhân viên quản lý trực tiếp gây khó dễ cho nhân viên nghỉ việc, hay nhân viên nghỉ việc khó chịu với nhân viên quản lý hoặc ngân hàng nói chung. Khi đó, nhân viên nghỉ việc thường sẽ cố tình bàn giao thiếu thông tin. Những tác động của việc này cũng đã được đề cập ở trên.
Cuối cùng, một trường hợp nữa ít xảy ra nhất nhưng lại gây những ảnh hưởng tiêu cực nhất với ngân hàng, đó là tình trạng nhân viên nghỉ việc mang thông tin mật, danh sách khách hàng của ngân hàng cho đối thủ cạnh tranh. Đây có thể là kế hoạch kinh doanh, sản phẩm cạnh tranh của ngân hàng… Nếu những thông tin này lộ ra bên ngoài, chắc chắn ngân hàng sẽ phải chịu đựng những ảnh hưởng nặng nề.
Tất cả những tác động này là những tác động về dài hạn mà bản thân ngân hàng sẽ không thể nhìn nhận được vấn đề này ngay lập tức. Tuy nhiên, mỗi lần phát sinh vấn đề, ngân hàng sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức, tài lực để giải quyết.
Anh T. (Giám đốc chi nhánh một ngân hàng) cho biết: “Là một người đã công tác trong ngành ngân hàng 20 năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều lần các nhân viên dưới quyền nghỉ việc, và cũng từng chuyển đổi công tác nhiều lần. Khi nhân viên nghỉ việc thường sẽ kéo theo tình trạng lôi kéo khách hàng và lôi kéo đội ngũ.
Tôi cho rằng, những nhân viên nghỉ việc cần tránh tình trạng này, trừ trường hợp các nhân viên khác và khách hàng chủ động muốn theo mình. Bởi hệ thống ngân hàng Việt Nam tuy rộng lớn, nhưng có rất nhiều mối quan hệ chồng chéo. Chúng ta không thể biết khi nào một người bạn đồng nghiệp, một nhân viên dưới quyền ở ngân hàng cũ trở thành sếp của mình. Vậy nên hãy giữ lấy cái tâm và mối duyên lành với đơn vị và những người đồng nghiệp cũ của mình.”
Biện pháp đề xuất
Vậy làm sao để khi nghỉ việc, nhân viên nghỉ việc có thể bàn giao tất cả những thông tin, tài liệu một cách đầy đủ, suôn sẻ? Ông Vũ Việt Dũng gợi ý một vài phương án dưới đây.
Thứ nhất, ngân hàng nên xây dựng quy trình nghỉ việc theo từng đối tượng cụ thể thay vì quy định chung chung. Quy trình đó nên có hướng dẫn chi tiết các công việc, các bước thủ tục cần thiết, biểu mẫu bàn giao công việc với trách nhiệm của các bên đầy đủ, thời hạn hoàn thành. Quá trình này cần có sự kiểm tra, đôn đốc, hỗ trợ của bộ phận nhân sự trong việc hướng dẫn, truyền thông để cán bộ nhân viên có thể hiểu và sử dụng được bộ quy trình này khi cần thiết.
Thứ hai, ngân hàng nên phân công người nhận bàn giao công việc một cách rõ ràng và kịp thời. Cán bộ quản lý cần phân công người nhận bàn giao ngay khi hai bên thống nhất về thời gian nghỉ việc. Nhiều cán bộ quản lý không thực hiện ngay mà lại để gần sát ngày mới phân công người nhận, như vậy sẽ ảnh hưởng tới hoạt động bàn giao công việc, từ đó có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của ngân hàng nói chung.
Thứ ba, ngân hàng nên hạn chế giao thêm việc mới cho cán bộ nghỉ việc, đặc biệt khi những việc này có tác động lâu dài đến hoạt động của ngân hàng. Khi nhân viên nghỉ việc, họ cũng sẽ muốn bàn giao công việc càng nhanh càng tốt. Do đó, nếu ngân hàng giao việc mới cho họ trong hoàn cảnh này cũng sẽ không đem lại hiệu quả tích cực. Vì vậy, ngân hàng chỉ nên để họ hoàn thành nốt công việc đang thực hiện, với sự tham gia của người nhận bàn giao.
Thứ tư, ngân hàng và cán bộ quản lý không nên gây khó dễ với người nghỉ việc. Nhiều cán bộ quản lý cho rằng nhân viên nghỉ việc là phản bội hoặc ghét mình nên ra sức gây khó khăn, ép buộc, kiểm soát giờ giấc công việc của những nhân viên này… làm cho họ trở nên chán nản. Mặc dù lí do xin nghỉ việc của một nhân viên nào đó có thể là như vậy, nhưng đây là cách làm không phù hợp, có thể mang lại nhiều hậu quả về sau.
Các cán bộ quản lý thường nghĩ rằng khi họ làm như vậy, nhân viên sẽ sợ và không dám nghỉ việc nữa. Nhưng hoàn toàn không phải. Những phản ứng này có khi lại là lí do chính khiến nhiều nhân viên khác muốn nghỉ việc.
Ngân hàng và các cán bộ quản lý nên tạo ra một không khí nghỉ việc thoải mái, cởi mở thực hiện theo đúng quy định và luật, vì có thể sau này những nhân viên nghỉ việc có thể sẽ trở thành đối tác, đồng nghiệp hoặc thậm chí có thể là… cấp trên của mình.
Thứ năm các ngân hàng nên xây dựng những hệ thống phần mềm, trong đó có phân quyền truy cập rõ ràng, có lưu vết truy cập, chống sao chụp, mã hóa, xuất dữ liệu... từ đó giúp hạn chế việc mất thông tin khách hàng hoặc thông tin mật.
Cuối cùng, nhân viên nhận bàn giao công việc nên tích cực trao đổi thông tin thêm trong và sau khi nhận bàn giao. Bởi nhân viên nghỉ việc có tâm lý bàn giao công việc cho xong nên hoạt động trao đổi công việc sau khi họ đã nghỉ vẫn hết sức cần thiết. Nhân viên nhận bàn giao đừng vì ngại mà né tránh hỏi. Trong một số trường hợp, nhân viên nghỉ việc phải chịu sức ép tiêu cực từ cán bộ quản lý nên bàn giao không đầy đủ hoặc gây sức ép tiêu cực ngược lên người nhận bàn giao. Vì vậy, điều này là rất nên tránh.
Tóm lại, theo ông Dũng vai trò của cán bộ quản lý trực tiếp sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động bàn giao công việc của ngân hàng. Vì vậy, các ngân hàng nên chú ý đến vấn đề này để hoạt động bàn giao công việc của nhân viên khi nghỉ việc được diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn. Việc nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên thường xuyên sẽ giúp ngân hàng hạn chế tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên tốt hơn.
