Một nhân viên nghỉ việc có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của cả phòng, ban và dẫn đến hiệu ứng domino, làm giảm hiệu suất và chất lượng làm việc. Chưa kể, nhân viên nghỉ việc sẽ khiến công ty mất tiền và mất thời gian để tuyển dụng nhân sự mới.
Trong suốt 15 năm làm việc trong lĩnh vực khoa học dữ liệu, tiến sĩ Jon Christiansen đã chạy vô số mô hình, thuật toán để dự tính tỷ lệ giữ chân nhân viên của những công ty thuộc nhiều lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, năng lượng và giáo dục đại học.
Thông qua phân tích dữ liệu, ông Christiansen rút ra những lỗi phổ biến các công ty hay mắc phải, khiến nhân viên chán nản và muốn nghỉ việc.
Đặt mục tiêu và kỳ vọng không nhất quán cho nhân viên
Tiến sĩ Jon Christiansen lấy ví dụ một người là nhân viên tại công ty cho thuê xe ôtô. Cô rơi vào tình huống vừa phải tiếp khách mới vừa phải nhập thông tin cho một khách thuê trước đó.
Khi làm việc, quản lý nói "dịch vụ chậm chính là dịch vụ yếu kém", nhưng nhân viên đó cũng biết việc nhập thông tin khách hàng sai cách cũng có thể khiến cô bị sa thải.
Việc lựa chọn giữa hai nhiệm vụ khiến nhân viên đó cảm thấy căng thẳng khi làm việc. Hậu quả là cô ngày càng ghét công việc của mình.
Tình trạng này không hiếm tại các công ty. Khi nhân viên buộc phải lựa chọn các nhiệm vụ được giao để đáp ứng yêu cầu cạnh tranh của sếp, họ sẽ trở thành những người lao động luôn trong tình trạng căng thẳng, không biết nên ưu tiên công việc nào trước.
Để tránh tình trạng này, ông Jon Christiansen đề xuất các công ty tham khảo phương pháp của Disney. Mỗi nhân viên của công ty được phép đưa ra một danh sách ưu tiên, sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng.
Theo đó, sự an toàn được đặt lên hàng đầu, thứ hai là phép lịch sự, thứ ba là hiệu suất trong công việc và cuối cùng là hiệu quả. Nhờ cách sắp xếp này, nhân viên không bối rối khi rơi vào những tình huống khó khăn.
Các nhà quản lý có thể áp dụng phương án tương tự cho nhân viên bằng cách thể hiện sự nhất quán, rõ ràng khi đặt mục tiêu cho nhân viên. Trước tiên, bạn hãy liệt kê các mục tiêu để xem xét những điều này có bị mâu thuẫn hay quá tải không.
Tiếp đó, các quản lý hãy thực hiện những thay đổi cần thiết và phổ biến cho nhân viên. Bằng cách này, bạn đang trao quyền cho nhân viên làm nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giảm bớt căng thẳng vì họ hiểu công việc và kiểm soát các hoạt động tốt hơn.
Nhiều ràng buộc về quy trình
Những ràng buộc về quy trình thường xảy ra khi thiếu thông tin, nguồn lực hoặc những yếu tố khác, khiến nhân viên không thể thực hiện công việc.
Sự ràng buộc này khiến hiệu suất bị kìm hãm. Các nhà quản lý lại đánh giá thấp nhân viên dù việc đó không phải lỗi của nhân viên. Khi rơi vào trường hợp như vậy, nhiều người cảm thấy bất lực, tinh thần và khả năng làm việc theo đó cũng giảm sút.
Thay vì trách mắng nhân viên, các lãnh đạo cần xem xét từng tình huống để đưa ra phương án xử lý phù hợp. Bạn nên cởi mở nói chuyện với nhân viên và đặt những câu hỏi để cùng nhân viên trao đổi về các vấn đề khiến công việc bị đình trệ.
Nếu những ràng buộc trong quy trình làm việc đang ảnh hưởng hiệu suất làm việc, các nhà quản lý hãy vận dụng vai trò của bản thân để cải thiện tình hình.
Đôi khi, sự thay đổi đòi hỏi các quản lý phải trao đổi với các phòng ban, lãnh đạo khác. Nhưng những cuộc trao đổi này sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên, đồng thời nâng cao kết quả làm việc đúng mong đợi.
Sai lầm của các nhà quản lý sẽ khiến nhân viên nhảy việc. Ảnh: Flexible Staffing.
Lãng phí tài nguyên
Giả sử bạn là giám đốc tiếp thị của một công ty. Bạn được giao deadline thứ 6 phải chạy một chiến dịch mới.
Hôm nay mới là thứ 3, về mặt lý thuyết, bạn còn rất nhiều thời gian. Nhưng thực tế, hôm nay bạn lại có 6 cuộc họp kéo dài trong 4,5 giờ. Ngày mai, bạn lại có 7 cuộc họp kéo dài trong 6 giờ. Đến thứ 5, bạn lại phải tham gia một buổi đào tạo trong 5 giờ. Câu hỏi đặt ra là bạn sẽ làm việc khi nào?
Ví dụ này được ông Jon Christiansen gọi là lãng phí tài nguyên. Những nhân viên thường xuyên bị dồn ép công việc và thời gian có xu hướng kiệt sức nhanh hơn, dẫn đến chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
Khi công ty không tạo điều kiện và nguồn lực để nhân viên làm việc, họ rất dễ thất bại. Đây chính là lý do khiến nhiều người nghỉ việc để tìm kiếm một công ty có văn hóa làm việc phù hợp hơn.
Để tránh tình trạng này, các nhà quản lý cần biết sắp xếp kế hoạch phù hợp hơn. Ví dụ, nhân viên có deadline chạy chiến dịch vào thứ 6, bạn nên giúp họ xác định lại các nhiệm vụ và cân nhắc liệu khối lượng công việc đó có thể hoàn thành đúng hạn hay không.
Trước khi giao thêm việc hoặc gọi nhân viên tham gia các cuộc họp, các quản lý nên đặt câu hỏi liệu nhiệm vụ này có cần ưu tiên không, liệu nhân viên có cần tham gia họp hay không. Nếu câu trả lời là không, bạn hãy cho nhân viên không gian, thời gian để tập trung làm những việc quan trọng.
Giao sai việc cho nhân viên
Giao sai việc cho nhân viên cũng là một dạng lãng phí tài nguyên. Trong trường hợp này, các công ty đã lãng phí kiến thức và kỹ năng nhân viên hiện có.
Về phía nhân viên, khi không được giao đúng việc, họ sẽ cảm thấy bị coi thường hoặc bị đánh giá thấp. Điều này tác động mạnh đến tâm lý của nhiều người, khiến họ nhanh chóng nghỉ việc.
Để tránh tình huống này, các công ty cần xác định rõ ràng ngay từ khâu tuyển dụng. Nhà quản lý cần nêu rõ các vai trò công ty yêu cầu khi phỏng vấn để ứng viên nắm được liệu bản thân có thể đáp ứng những công việc đó hay không.
Đối với những nhân viên đang làm việc tại công ty, bạn hãy kiểm tra phần mô tả công việc ban đầu và khối lượng công việc hiện tại của họ. Nếu hai bảng nhiệm vụ có sự chênh lệch, nhà quản lý cần thảo luận lại với nhân viên để vạch ra những thiếu hụt, từ đó tìm hướng khắc phục, xử lý.
Giao việc quá dễ hoặc quá nhàm chán
Các công ty thường có một hoặc vài nhân viên được giao ít việc hoặc giao những công việc rất đơn giản. Nếu người này được giao việc nhẹ những vẫn mất nhiều thời gian thực hiện, bạn đừng cho rằng họ lười biếng.
Đôi khi, được giao ít việc lại trở thành gánh nặng của nhiều nhân viên. Khi không có đủ việc để làm, họ dần mất động lực và phải trải qua những cảm xúc tiêu cực, từ đó kiệt quệ về thể chất và tinh thần.
Sự thiếu hài lòng và gắn kết trong công việc buộc nhân viên phải tự đặt câu hỏi liệu công việc này có phù hợp với họ hay không. Khi cảm thấy mọi việc không được giải quyết, họ sẽ rời đi.
Điều các nhà quản lý cần làm trước khi giao việc là hỏi nhân viên về mục tiêu và mong muốn công việc của họ. Dựa trên những điều đó, bạn hãy giao cho nhân viên những công việc giúp họ nâng cao kiến thức, kỹ năng hoặc giúp họ phát triển đúng hướng.
