Họp hành kéo dài dễ khiến nhân viên và quản lý cùng kiệt sức. Ảnh minh họa: Karolina Grabowska/Pexels.
Theo thống kê của Harvard Business Review hồi 2017 với 182 quản lý cấp cao, 70% thừa nhận các cuộc họp liên tục thường không đem lại hiệu quả như kỳ vọng.
65% cho rằng họp hành gây gián đoạn quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, 62% lãnh đạo cảm thấy việc này làm các thành viên trong nhóm khó kết nối với nhau.
Một nghiên cứu từ Beenote cho thấy thiếu sự chuẩn bị của người tham gia, hạn chế giao tiếp nhóm, phân bổ thời gian kém hợp lý và thiếu danh sách nhiệm vụ tiếp theo là những nguyên nhân hàng đầu khiến cuộc họp trở nên vô nghĩa.
Thay vì cải thiện năng suất lao động, tìm được lối phát triển phù hợp, kiểu họp hành kéo dài chỉ khiến mọi thứ tệ hơn.
Dưới đây là một số gợi ý từ Business giúp lãnh đạo xây dựng hình thức họp lành mạnh, đảm bảo hiệu quả làm việc.
Quản lý nên gói ghém nội dung để duy trì thời lượng cuộc họp dưới 60 phút. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.
Quy định giới hạn thời gian
Theo nhiều chuyên gia về nhân sự và sức khỏe, cuộc họp lý tưởng chỉ nên kéo dài tối đa một giờ đồng hồ.
Ở vị trí người dẫn dắt, bạn cần cố gắng gói ghém nội dung, tập trung vào ý chính thay vì diễn giải dài dòng.
Trong trường hợp chạm giới hạn mà vẫn còn gì đó chưa triển khai, hãy dời nó sang buổi họp tiếp theo, hoặc triển khai qua tin nhắn nhóm.
Khi lãnh đạo tuân thủ nghiêm túc quy định thời gian, nhân viên dễ dàng chủ động sắp xếp lịch làm việc.
Đồng thời, họ cảm thấy thoải mái, có trách nhiệm hơn vì được tạo điều kiện hoàn thành nhiệm vụ riêng. “Áp lực” này cũng buộc nhóm quản lý phải biết cân đối thời gian, chắt lọc những phần thực sự quan trọng cho buổi họp.
Ngoài ra, hãy luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ đã hẹn và không cho phép ai tham gia nếu muộn hơn 15 phút.
Quản lý cũng không cần tập trung nhắc lại những ý đã nói cho người vào muộn. Đây là cách buộc họ phải tạo thói quen tham gia buổi họp đúng giờ cũng như tôn trọng đồng nghiệp, cấp trên.
Ban tổ chức cuộc họp cần chủ động gửi lại các thông tin quan trọng cho người tham dự. Ảnh minh họa: Cottonbro/Pexels.
Gửi lại thông tin quan trọng
Bạn nên chủ động thống kê và gửi lại cho nhân viên các thông số, deadline quan trọng sau cuộc họp.
Điều này sẽ giải phóng họ khỏi tình trạng tập trung vào màn hình máy chiếu, ghi chép luôn tay để tập trung cho việc thảo luận, góp ý.
Bên cạnh đó, đừng tổ chức quá nhiều cuộc họp nhỏ lẻ, chẳng hạn như chỉ để cập nhật tiến độ công việc với nhau.
Thay vì vậy, hãy xử lý thông tin qua email, tin nhắn chung để không làm mất thời gian của bạn và cấp dưới một cách vô nghĩa.
Ở vị trí người điều hành, bạn cần ngăn chặn các hành động gây xao nhãng trong phiên họp. Ảnh minh họa: Yan Krukau/Pexels.
Duy trì sự tập trung
Ở vị trí người tổ chức cuộc họp, bạn cần theo dõi và kiểm soát nhịp độ cuộc thảo luận.
Chẳng hạn, không cho phép nhân sự bàn chuyện ngoài lề hoặc hỏi lại những thông tin đã có sẵn.
Tất cả nội dung bàn bạc phải là những ý nghĩ, câu hỏi xuất hiện sau phần trình bày của quản lý hoặc cá nhân đại diện.
Việc duy trì sự tập trung sẽ thuận lợi nếu bạn phổ biến sơ bộ nội dung và các yêu cầu liên quan cho tập thể 1-2 ngày trước buổi họp.
Bên cạnh đó, đừng ép buộc nhân viên phải tham gia gặp mặt nếu họ thực sự cần vắng mặt.
Nếu không, thái độ khó chịu và sự lo lắng sẽ dễ ảnh hưởng đến những người còn lại.
Sau khi họp, nhân viên cần biết chính xác nhiệm vụ của mình. Ảnh minh họa: Karolina Grabowska/Pexels.
Định hướng rõ ràng sau cuộc họp
Không ai muốn tham dự một cuộc họp vô nghĩa, chẳng thu về được kết quả gì.
Tuy nhiên, điều này lại xảy ra quá thường xuyên.
Để đảm bảo chất lượng buổi gặp tập thể, lãnh đạo cần liệt kê chi tiết các đầu việc và người nắm chính, chịu trách nhiệm giải trình cho từng mục.
Nếu được, bạn có thể phân công một số quản lý trực tiếp để theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện. Sự rõ ràng này sẽ giúp nhân viên tránh tình trạng lạc lối vì chưa “tiêu hóa” được lượng thông tin quá lớn trước đó.
Đồng thời, họ cũng biết phải chuẩn bị những gì để sẵn sàng bước vào cuộc họp sau đó.
Đi bộ trong cuộc họp có thể là bước tiến mới cho các văn phòng. Ảnh minh họa: Cottonbro/Pexels.
Thử đi bộ trong lúc họp
Đây có thể là ý tưởng độc đáo nhất bạn có thể áp dụng trong năm nay.
Theo Duncan Selbie, Giám đốc điều hành của Public Health England, ngồi quá lâu khi họp làm chậm quá trình trao đổi chất, dẫn đến tình trạng tuột huyết áp.
Những ảnh hưởng này có thể dẫn đến béo phì, tiểu đường, ung thư và thậm chí tử vong.
Cân nhắc tổ chức các cuộc họp đi bộ thay vì ngồi xuống. Các cuộc họp đi bộ có thể là một lợi ích cho sức khỏe của người tham gia.
Số liệu từ khảo sát của Beenote cho thấy đa số buổi gặp mặt quản lý - nhân viên đều kéo dài 30-60 phút. Nếu đi bộ với tốc độ trung bình 20 phút/km (khoảng 2.000 bước), bạn có thể hoàn thành 3.000-6.000 bước.
Ngoài ra, nhân viên sẽ được lợi từ kiểu họp mới này, cụ thể là tiết kiệm thời gian tập thể thao sau giờ làm nếu họ quá bận rộn.
